コロナ禍における急務でグループ支援の実施
豊洲データセンター
Kさん
運用サービスグループ
Sさん
運用サービスグループ
Mさん
豊洲データセンター
Fさん
案件概要①クラウドiS-VPNの構築と増強 ②グループ会社向けPCの緊急手配 |
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| 新型コロナウイルス感染症の拡大により在宅勤務社員が急増したことから、iS-VPNサービスの改善や在宅勤務用 PCの台数を増やすことが急務となった。この対応のため、本チームはクラウドiS-VPNの導入・増強をはかり、わず か1カ月で収容可能ユーザー数を2000から8000にまで拡大。同時に、IHIグループを中心とするお客さまに対して、 在宅勤務用PCの迅速な手配とキッティング、利用説明等を行った。 |
緊急事態宣言下で、
IHIグループ全体のリモートワーク環境整備に奔走
在宅勤務に伴う環境整備を一手に担う |
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| ―― | 今回、新型コロナウイルス感染症の影響により、グループ全体での在宅勤務に向けた緊急対応にあたったとのことですが、その中での皆さんの業務内容について教えてください。 |
| Kさん： | 私は、前任者が4月で異動になることを機に、業務を引き継ぐ形で3月末からクラウドiS-VPN展開に携わりました。主管部門であるIHI高度情報マネジメント統括本部から3月に受けた要請により、クラウドiS-VPNの増強を指揮したのですが、統括本部と全体の調整業務が主な役割でした。 |
| Fさん： | 私は5人のメンバーとともに、VPNのアカウント発行などの申請業務を行いました。設定や接続不備に関する問い合わせ対応や、マニュアル作成、メンテナンス情報の掲載などの運用活動も業務の一部です。 |
| Sさん： | クラウドiS-VPNの拡張だけでなく、在宅勤務用のPCも不足していましたので、PCやタブレットの設定・手配を行いました。PCサポート業務として、接続や起動不備など、機器のトラブル対応も行うかたわら、コロナ禍では1社で100台もの新規PCの設定や配送を短期間で行うなど、大変な経験もしました。 |
| Mさん： | 私も同じくPCの手配やトラブル対応を担当しましたが、主に財務部への対応がメインでした。これまでVPNを使用したことがないお客さまも多かったので、会議室で接続方法やTeamsの使用方法を説明したりなど、様々な対応が必要になりました。 |
| ―― | 今回、新型コロナウイルス感染症の影響により、グループ全体での在宅勤務に向けた緊急対応にあたったとのことですが、その中での皆さんの業務内容について教えてください。 |
| Kさん： | 私は、前任者が4月で異動になることを機に、業務を引き継ぐ形で3月末からクラウドiS-VPN展開に携わりました。主管部門であるIHI高度情報マネジメント統括本部から3月に受けた要請により、クラウドiS-VPNの増強を指揮したのですが、統括本部と全体の調整業務が主な役割でした。 |
| Fさん： | 私は5人のメンバーとともに、VPNのアカウント発行などの申請業務を行いました。設定や接続不備に関する問い合わせ対応や、マニュアル作成、メンテナンス情報の掲載などの運用活動も業務の一部です。 |
| Sさん： | クラウドiS-VPNの拡張だけでなく、在宅勤務用のPCも不足していましたので、PCやタブレットの設定・手配を行いました。PCサポート業務として、接続や起動不備など、機器のトラブル対応も行うかたわら、コロナ禍では1社で100台もの新規PCの設定や配送を短期間で行うなど、大変な経験もしました。 |
| Mさん： | 私も同じくPCの手配やトラブル対応を担当しましたが、主に財務部への対応がメインでした。これまでVPNを使用したことがないお客さまも多かったので、会議室で接続方法やTeamsの使用方法を説明したりなど、様々な対応が必要になりました。 |
| ―― | 今回、新型コロナウイルス感染症の影響により、グループ全体での在宅勤務に向けた緊急対応にあたったとのことですが、その中での皆さんの業務内容について教えてください。 |
| Kさん： | 私は、前任者が4月で異動になることを機に、業務を引き継ぐ形で3月末からクラウドiS-VPN展開に携わりました。主管部門であるIHI高度情報マネジメント統括本部から3月に受けた要請により、クラウドiS-VPNの増強を指揮したのですが、統括本部と全体の調整業務が主な役割でした。 |
| Fさん： | 私は5人のメンバーとともに、VPNのアカウント発行などの申請業務を行いました。設定や接続不備に関する問い合わせ対応や、マニュアル作成、メンテナンス情報の掲載などの運用活動も業務の一部です。 |
| Sさん： | クラウドiS-VPNの拡張だけでなく、在宅勤務用のPCも不足していましたので、PCやタブレットの設定・手配を行いました。PCサポート業務として、接続や起動不備など、機器のトラブル対応も行うかたわら、コロナ禍では1社で100台もの新規PCの設定や配送を短期間で行うなど、大変な経験もしました。 |
| Mさん： | 私も同じくPCの手配やトラブル対応を担当しましたが、主に財務部への対応がメインでした。これまでVPNを使用したことがないお客さまも多かったので、会議室で接続方法やTeamsの使用方法を説明したりなど、様々な対応が必要になりました。 |
チーム内の連携と情報共有を大切にし、迅速な要求に応え続ける |
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| ―― | 業務の中で苦労したことや、工夫した取り組みについて教えてください。 |
| Kさん： | クラウドiS-VPNは当初、今年度の下期に始動を計画していたので、前倒しでの立ち上げが必要でした。立ち上げと並行して、1カ月間でアカウント数を2000から8000に増やした3月から4月にかけての時期が忙しさのピークでしたね。また、緊急事態宣言以降はメンバーも在宅勤務に入ったので、連携が取りづらくなるという危惧がありました。そこで毎日、朝会を実施し、各自の業務状況を確認し合うことにしました。メンバーにとっても、チームでの連帯感をもてる、良い時間となったと聞いています。 |
| Sさん： | PCの手配においては、お客さまも在宅勤務でしたので、PCをそれぞれ指定された住所に送る必要があったことが、皆が苦労していた点ですね。私達も在宅勤務が増え、チーム内の情報共有が難しかったため、Teamsのwikiや掲示板機能を活用するなど、円滑で効率的なコミュニケーションがとれるように工夫しました。 |
| Mさん： | 業務や日程の調整は、私も苦労した点です。業務調整では、非属人の共有メールをつくり、そこからお客さまと連絡をとることで、特定のメンバーに負荷がかかることを防ぎながら対応をしています。日程調整については、PC1台の初期設定には少なくとも1時間ほどかかるのですが、ピーク時には1日30台～40台の設定が必要だったので、スケジュールの振り分けに苦労しました。 |
| Fさん： | 問い合わせに関しては、電話での対応が多く、相手のPC画面が見えない状況でのやりとりでした。お客さまによっては対応に２時間かかるようなこともあり、耳が痛くなったという声も聞かれました。続々とアカウント発行対応が入っていたので、大変でしたね。工夫したのは、問い合わせ件数を少しでも減らせるようマニュアル動画を作成したことです。文面だけよりも、動画があるとわかりやすいのではと思い、チーム全員で作成しました。 |
新しい働き方に対応したサービスを |
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| ―― | 今回の対応にあたったうえでの感想や、今後の展望についてお聞かせください。 |
| Sさん： | 今回のクラウドiS-VPN対応で、今後変化する働き方を支える大きな基盤ができたと思っています。新しい働き方に適応した形で業務を変化させたいですね。また、今回の対応は協力員の方々の支援なしには実現できないものでした。感謝の気持ちを忘れず、これからも業務にあたりたいと思います。 |
| Fさん： | これほど辛い経験は後にも先にもないと思うぐらい、今回の経験は大きなものでした。大変だった分、これから壁にぶつかっても乗り越えられるという自信にもつながっています。在宅勤務中心の状況はこれからも続くと思うので、引き続きVPN運用の改善や、VPNにとらわれない新しい接続方法の可能性も考えていきたいです。 |
| Mさん： | メンバー間の情報共有や連携の重要性を改めて感じました。在宅が主流になる中で、お客さまへの提案やサポートをどのように変えていくか、これからも皆で話し合い、協力して対応していきたいですね。 |
| Kさん： | チームメンバーの協力によって、大きなトラブルなく、これだけの緊急対応を短期間で実現できたことは自信や誇りにつながる経験でした。この経験を機に、IHIグループに対してより迅速なサービス提供ができるよう、クラウドサービスの活用を進めていきたいです。 |
